Con funzioni integrate nel gestionale, è possibile archiviare in formato PDF e/o inviare per email in automatico i principali documenti aziendali, quali:
- Lettere di Conferma
- Fatture di Vendita
- D.D.T.
- Ordini di Acquisto
- Bolle di Lavorazione
- Ecc…
I vantaggi per le aziende sono evidenti:
- documenti pronti per essere sottoposti ad un processo di conservazione sostitutiva (dematerializzazione cartacea)
- invio di documenti a clienti, fornitori e terzisti con email con caratteristiche sempre uguali e/o personalizzate per tipo documento, utente e destinatario
- risparmio di tempo nelle comunicazioni con l’esterno e nell’accesso ai documenti inviati tramite un apposito registro.
Alcune particolarità del sistema sono:
- la possibilità di gestire per tipo documento le directory e le regole di conservazione e di invio per email (opzionale) dei file PDF archiviati
- la presenza di semplici strumenti per definire, per tipo documento / utente / cliente / sede operativa / lingua, i vari attributi delle email, il nome / email /firma del mittente, i destinatari diretti e per conoscenza, l’oggetto e il testo delle email.
- l’invio per email contestuale all’emissione dei documenti o batch con processi schedulati
- la gestione di un registro inerente i documenti salvati con l’indicazione del path, delle varie date importanti e dell’esito dell’invio con l’indicazione degli eventuali errori.
- la possibilità di utilizzare server SMTP non gestiti direttamente dall’azienda.
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